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跟老闆說話必備十二項技巧要點

跟老闆說話 必備12技巧要點

        你是否感覺工作壓力太大?或是覺得沒有受到賞識?老闆是否總是對你要求太多、稱讚太少,並且無視你的工作量是否太多?你的同事是否總是一直在老闆耳邊打小報告中傷你?你想辯解卻不知道該如何開始?你是否有話想跟老闆說,但卻害怕冒犯他?

雖然以上的情境像是完全不同,但它們卻有一個共同點是:你得學會鼓起勇氣跟老闆說出你的想法或感受,以釐清誤會、建立關係及確保老闆、同事了解你的需求,並且你要習慣面臨尷尬處境的狀況,因為完成目標交出成果是確保職涯能持續成功的關鍵,如果跟老闆溝通的技巧是完成工作的必須技能,那我們就必須對此駕輕就熟。

跟老闆討論棘手問題不只需要技巧、策略和誠摯的心,勇氣也不可或缺。有能力讓老闆理解困擾你的問題,並提供你支援,對你在工作和生活上獲得成功十分重要。

以下12個要點希望有助你面對老闆談問題:

  1.      節制自我主觀意識,並想清楚你的溝通想要達成的目標

一個人擁有健康的自我主觀意識並沒有錯,但強烈自我意識可能讓你在表達意見後,無法為自己和他人帶來正面結果;溝通是需要雙方的交流,沒有人會輕易接受別人帶有強烈主觀意識的溝通,尤其是你的老闆,發表意見和對人說教是兩回事,如果你的溝通帶給老闆的感受是一定要老闆接受,那這樣的溝通只會帶來反效果。請你一定要記住,在你鼓起勇氣跟老闆發表意見前,請釐清你的最終想要達成的目標,核心目的是什麼?是否藉由此次的溝通可以帶來給你期望的效用?而不是硬要老闆答應你什麼事,大部分的人對於表達強烈自我意識的說法是不會有耐心聽的,一個理性的論述才會讓人接受。

2.     在組織裏要委婉的說真話,不要害怕衝突而不說

行為專家舒茲(William Schutz)曾說,如果商場上的人能說實話,他們80%到90%的問題將煙消雲散。你應該委婉的說出你相信需要提出的意見,即使知道別人可能不愛聽,為了組織的利益,你還是要直言不諱,因為背後的信仰是為了組織而非個人,如果你明明看到了組織的危險卻因為害怕衝突而不願意說出,這不是一個員工該有的態度。老闆承擔最終經營的成敗責任,沒有任何老闆會對危機視而不見,因為一旦組織受到損失,損失最大的還是老闆。所以當你的老闆知道你的真話是基於為組織總體利益而說,久而久之他會對於你的建言欣然接受。魏徵之所以會受唐太宗信任,不是他自始自終都是李世民的班底,而是魏徵會為了組織的利益而建言。當一個員工不願意對組織發出他看到的問題警訊時,這時他已經喪失對於組織的認同,當他帶著對組織的偏見卻期望老闆要去關注自己的意見,這樣的雙方溝通互信基礎就會蕩然無存,形成組織溝通惡性循環。

3.     注意溝通時的情緒與說話的語調

如果你要提出的議題是有一些敏感時,你就要越是小心溝通時的情緒與說話的語調,通常越是牽涉敏感的議題,討論時情緒愈容易不小心就升高。如果你提出的議題可能點燃雙方情緒,你就得格外小心處理。人們在溝通時接受訊息的方式不全是內容,情緒與語調所佔的比例遠大於溝通的內容。往往溝通失敗的源頭不是討論的內容,而是話中以外傳達的訊息才是人們真正會記住的內容。不要讓它壞了原本你要傳達訊息的原意,造成別人誤解。

4.     不要陷入「我是受害者與我都遇到壞蛋」的陷阱

不只是你而已,包括你的老闆在內,人們都有自己獨特的見解,每個人也都會相信並支持自己的獨特見解,在這種的情況下,沒有人是「錯誤的」。但若是認為自己的見解才是「真理」,而別人的不是,有這樣子的想法是大有問題的。因此在跟老闆說出問題前,你得先評估自己的看法與說法,尤其是任何把自己視為被害者、把別人當作壞蛋的觀點,一但你說出了口,你就會關閉老闆傾聽的大門。老闆不需要浪費他寶貴的時間去聽你批評同事的不是,他需要的是一個可以幫他分憂解勞的好部下,而不是不做成任何事卻會怪罪他人的手下。一個不去找方法卻只會跟老闆抱怨他是受到壞蛋同事牽累的受害者,最後會讓自己充滿無力感,受害的還是自己。職場上沒有專門害你的壞蛋同事,只有立場不同的同事,你會有受害的感覺只是因為你放棄了尋求解決問題的意願與勇氣,而不是那些站在不同立場的同事。

5.     先客觀的陳述事實,再表達你的觀點

當你在老闆或同事之前發表對事情的意見時,請先客觀清楚的陳述你看到的事實。不要去參雜你個人的觀點,不要把自己的意見敘述成事實,事實就是事實絕對不是你的觀點,如果你硬要把你的觀點說成是事實這會引發不滿的,人們在溝通時總是會去驗證你描述的事實,如果當人們發現不是事實而是你的「成見」,接下來你說的再多也無濟於事,因此你不能把話說得太死。在客觀的事實下適切的表達你對於此事實所延展開的觀點,並藉由此一觀點的表達讓你的老闆理解進而支持你的觀點,才是我們要關切的重點,而非自己先模糊了事實的客觀表達卻期望別人相信自己的觀點。

6.     要有勇氣跟老闆討論「敏感禁忌議題」

當你跟老闆討論時不要刻意避開涉關敏感議題,我們去跟老闆討論的目的是要取得資源、獲得理解最終要完成我們的目標,而不是去跟老闆閒聊。如果被略過的部分對於完成結果是非常重要的話,這就該是對話需著墨的重點。有時候所謂的「敏感禁忌議題」只是同仁間以訛傳訛的誤區而非事實。如果你因為這個理由而刻意避開不去面對它這最後的結果還是要你來承擔。避開核心問題對事情的解決沒有助益,而等待問題自行解決,不僅是懦夫的表現,未來你也將會付出昂貴的代價。

許多人害怕跟老闆求助,是因為害怕被老闆認為工作無能、留下不好的印象,往往不願意在事前還有機會解決問題的時候跟老闆求援,然後等到事情已經到了無法挽回的地步,才讓老闆嚇了一大跳。這樣子逃避問題只會給老闆更差的印象,也是非常愚蠢的作法。在事前尋找老闆談問題,叫做求解決方法,在事後跟老闆解釋原因,叫做找理由。同樣一個問題,事前說跟事後說會有完全不一樣的結果,這是你必須清楚的事。

7.     永遠別為自己找藉口,找藉口遠比找解決方法容易

別人不會永遠按照我們的期待行動,但別讓他人的行為成為你自甘墮落的藉口。面對老闆無法照我們的所期待的方向移動時,我們要努力的是再換另一個方法試看看。千萬別以此理由做為自己無法達成目標的藉口,找藉口遠比找解決方法容易。老闆絕對不會接受你提出無法完成的理由是因為他沒有做什麼事,他只會解讀造成你無法達成的唯一原因是你在找藉口,一個成功的經理人之所以會成功絕對不是事事樣樣都會有人自動自發的協助你,而是他有能力促使許多人會願意提供合作。自哀自怨、自甘墮落對事情無益,你永遠可以為自己找到一百個藉口,但是只有去找解決方法才會對你產生幫助。

8.     要謙虛接納他人的意見

當我們與意見與我們相左的人討論事情時,他們可能會非常堅持己見,這種情況常常碰見,你不要覺得太意外,在你踏入會議室前這是必須先要有的心理準備。一旦面臨此一狀況時,你還是得就事論事,請他們發表對問題的看法,而非禁止或拒絕他們發言,要有良好溝通首先就是謙虛接納他人的意見。你必須要承認自己並不是什麼都知道,自己的觀點都是正確無誤。海納百川才能成其大。只要我們願意傾聽他人的聲音,別人的觀點就會給我們帶來啟發,學會勇於向他人尋求協助、承認自己遭遇的困難,且願意一起跟別人共同找出解決方法謙虛接納他人的意見。這才會有益於得到別人的幫助與支持,進而完成目標。

9.     讓別人清楚知道你的訴求、並且只做有把握的承諾

當你跟別人進行對話時,請明確說出你想看到的作為或結果,不要先入為主假定別人會知道你要什麼,因為別人沒有那個義務與時間要能預先知道你的意圖,很多的溝通失敗案例,犯下的錯誤都是基於認為對方已經知道並了解的前題下進行溝通,殊不知每個人因為角色、位置或者年齡的緣故對於某些事物的認知並不會一致,如果我們沒有讓他們清楚的知道我們想要達成的結果,這時造成誤會與困擾就不需要太驚訝。另外一點是別輕易對人做出承諾,要只對自己確實做得到的事做出承諾。人們衡量一個人是否值得信任,取決於他是否是一個說到做到的人,別輕易承諾你做不到的事而毀了別人對你的觀感。有太多時候人們因為不敢拒絕別人而輕率以答應作為脫身之計,但事後往往會為此付出慘重代價。

10.別挑錯場合說話

許多人老是會搞不清楚狀況會在不對的時間與不對的地點對著不適宜的人說出不適宜的話,尤其是在老闆的老闆面前提出不合宜的建議。當你的老闆面對他的老闆時都已經是戰戰兢兢的了,你在這個時候突然放炮,這不是無視於你老闆的感受?當場傳達給你老闆的非語言訊息是「我不鳥你?」沒有人會喜歡一個沒有敏感度的天兵型屬下。要資源請記得要在私底下去找老闆,在公開的場合你就只有一條路可以走,那就是嘴巴要甜。一些有此狀況的人喜歡找的理由就是我就是「直言不諱」或者是我就是這種個性,有這樣子的說法只是對於自己不尊重別人這樣的的惡劣心態所找的藉口。你不會尊重你的老闆,你也就得不到他的信任與支持這是相對的。

11.溝通無效就認真的執行命令吧

身為屬下的天職就是認真確實執行命令,因為真正承擔成敗責任的人是你的大老闆不是你,不管是公司的負責人還是經理人每一個人一但承接了該職位,本來就要負起在這個崗位上應負的責任。相信沒有一個人會拿自己一輩子的信譽當賭注,故意不聽任何建言做出損害公司的決定,每個上司無不想盡辦法希望的是在組織內創造佳績升官、發財,有誰會拿自己的前途開玩笑?因此,若是你身為一個下屬在善盡提醒之責之後,你的老闆仍然作出一個你不喜歡的決定,那就請你認真確實執行吧,這是你除了提出忠告之外應盡的責任。一個錯誤的政策被真正執行,它會迅速的將問題浮現出來,相信老闆會立刻查覺並改善,甚至因而在未來會對你的能力產生信任。一個最笨的經理人是建議失效就不願真心去執行上級要求,還認為上級是笨蛋,這樣一來他會嚐到自己種下的苦果,因為老闆會誤以為不是本身政策失誤,是屬下執行不力才造成政策失敗的。最後這種結果是你所期待的嗎?所以,溝通無效就認真的執行命令吧

12.放眼於未來你希望看到的結果或改變,而不是你的情緒或感受。

許多人的溝通都帶有強烈的主觀意識希望別人要接受,殊不知重點不是別人是否接受你的意見,而是你的目標或結果在溝通完了以後是否達成,請關注與我們的使命、願景是否達成一致?有沒有往共同的目標邁進一步?要著眼於未來而不是現在的感受。人是情緒的動物,許多時候我們會忘記了初衷被過程所迷惑最後忘卻了結果或希望達成的改變,情緒反客為主成了溝通完成後佔據的部分,我們變成一個憤怒、批評的人,批評他人的錯誤對結果無益。有時候如果換一種方式也可以達成目標,不是你想的方式又何妨?我們更應聚焦於成果的達成與避免問題再次發生。因此無論你有多不滿,最終仍得放下,轉而專注於你希望看到的結果或改變。請記住條條大路通羅馬,重要的是你有沒有到達羅馬不是坐馬車還是走路之爭。

以上改編自經濟日報