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銘乾寫的個案5–我到底該不該錄取他呢? 談向上溝通

我到底該不該錄取他呢?談向上溝通

個案角色介紹

  1. 小邱是久久長長股份有限公司的總經理。
  2. 金獅兄是小邱同社團的會兄。
  3. 小金是金獅兄的兒子。
  4. 小黃是久久長長股份有限公司的開發部副理。
  5. 小優是久久長長股份有限公司的人資部HR。
  6. 小王是久久長長股份有限公司的工程部副理。

小邱是長長久久股份有限公司的總經理,平時交遊廣闊,在經營公司之外亦參加很多社團。一天晚上小邱參加了地區性社團國際獅子會三峽獅子會的定期聚餐,宴席間會兄金獅兄主動向小邱提起了自己的兒子。金獅兄說兒子小金是機械相關科系出身,才剛剛退伍正在找工作中,最近正好在104人力銀行網站上看到久久長長公司的徵才消息,因為曾經聽到父親提起過這家公司,小金知道父親與久久長長公司總經理是同一個會裡面的會員,所以在要去應徵之前特地請父親有機會先向小邱說項。金獅兄表示自己兒子熟悉POE 、AutoCAD等工業製圖軟體,想要到貴公司應徵研發人員一職,不知道有沒有機會。邱總聽完了之後隨即開口說:「當然非常歡迎,公司求才若渴,歡迎任何有才能的人加入公司,平常我們都從104就業網站上招募人才的,只要符合公司徵才的標準,每個人都有機會成為公司的一員。更何況我們公司有鼓勵員工介紹熟識的人加入公司,介紹成功以後還有發獎勵金給介紹人這樣的制度呢 !」。小邱便口頭應允會轉達小金應徵意願給相關部門主管知曉以便安排面試,但同時他也向金獅兄提出事先聲明:「我們公司自有一套招募人才的流程、系統及標準,任何應徵者都需要接受人資和部門主管的面試和考核通過後才可能獲得錄取,能否錄取並非總經理可以私自一人決定的,若能通過層層面試關卡獲得錄取,則非常歡迎小金加入長長久久這個大家庭,但若面試之後部門主管覺得不適任沒有予以錄取,也希望金獅兄能夠諒解我,小金能否錄取,他適任與否的標準必須是與其他的應徵者一樣要有一致的客觀與公正性。若是小金真的獲得錄取後他的考核標準也是與其他人員一致的,我不會因為他的身份而會對他有任何的差別待遇的。」金獅兄聽了亦連忙稱是,說一切依照公司規定,自己的兒子若是適合公司的話就請錄取、若是不適合的話沒有錄取也沒有關係的,當然若是小金有機會加入公司就還要請小邱以長輩身分多多予以管教牽成,餐會上兩人相談甚歡。

過了幾天之後,金獅兄突然來公司造訪,他親自帶著兒子小金來到長長久久公司拜訪小邱,而當時正好開發部副理小黃來總經理室報告事情,小邱便把金獅兄和小金介紹給小黃認識、小邱告訴小黃說「金獅兄是我們三峽獅子會的資深獅兄,這是他的兒子小金,小金剛剛退伍正在找工作,他在104人力網站上看到你的部門最近在徵聘高級工程師這個職位,你就帶他去面試看看吧,若是符合你的需求那就錄取他吧,若是他沒有符合公司條件也不要刻意錄取,錄取與否的標準一切以符合公司的規定辦理知道吧 ! 」接著小黃就帶小金去研發部門去作面試,另外小黃也派人去找人資部的負責人員給一些公司人員應徵的表格給小金填寫。小邱自己則留在總經理辦公室接待金獅兄與他閒話家常。

面試結果很快就出來了,小金當場順利通過小黃的審核而成為家登研發部的新進員工,金獅兄獲知錄取結果後非常高興,還當場對小邱表達謝意,小邱則說:「不用跟我說謝謝,公司的選才標準是非常客觀的,是金哥你兒子有實力才能通過審核,這是他應得的工作。」小邱也同時提醒金哥:「長長久久公司對新進員工有三個月的試用期規定,如果不好好做,還是有可能在試用期間遭到解聘的,希望小金能夠好好努力、成為公司裡重要的一份子。還有一點我要聲明在先,若是爾後小金績效考績不好被其主管降級或者是開除,這都跟我總經理無關,我也希望金獅兄就不要來找我說項,我是不接受這種行為的,小金進來公司以後的造化就只有他自己努力了。」金哥點頭說是,他兒子一定會認真工作、不負公司期望的。若是未來真的有什麼樣的過錯一切依照公司規定辦理,他不會有任何的意見的。就這樣子小金正式成為久久長長公司研發部門的高級工程師,在研發主管小黃副理底下工作。

但事實上,小金並不如自己所言的對製圖軟體PRO-E等等,有那麼熟悉,他只是學校有學過,略知一點皮毛而已,小黃在面試小金的過程中就略有感覺到小金的專業能力對此一研發高級工程師的工作可能有不能勝任的不確定性存在,再加上與之面談的對話當中,感覺人是很老實,但是反應好像不是很靈敏,他很擔心小金對於這個職位必須有的反應靈敏的需求也不夠,所以小黃內心一直猶豫著:「我到底該不該錄取他呢?就小金的現有條件及資歷我不想錄取他,但是邱總經理當著朋友金哥的面前將小金託付給自己面試。可能是內心是已經打定了要小金進入公司工作了,他這樣的交代動作只是希望我跑跑個面試形式就錄取了,我若是不錄取小金不是讓邱總他當場很沒面子嗎 ?」。因為這個緣故,小黃當天口試完畢就當場讓他PASS,全因為在小黃的認知裡,邱總經理的那些要符合公司徵才標準的話只是表面的客套話。所以小黃不希望當個「不聰明」的手下,為了符合老闆真正的「期望」,才會在各種標準都不太符合的情況下錄取了小金,但是小黃也在心裡默默期許日後小金能夠迅速學習成長、達到公司真正的任用標準。

當小金正式進來工作以後問題開始逐漸浮現,因為小金對於機械製圖軟體等等方面的能力不足,在加上本身並非非常聰穎的小孩,雖然很認真的學習但是進度始終無法達成小黃的要求。小黃原本就已經人力吃緊,現在多進來一個小金非但沒有增加團隊的戰鬥力,反而拖累其他人要分心來教導與照顧小金的工作,所以多聘請了一個人,反而更是增加團隊的負擔,所以我們就會看到一個現象,大部份的時候小金一整天不知道要做什麼事?可是看到大家忙成一團他也不知道該怎麼辦?跑去問長官小黃,小黃偶爾會丟一兩件工作給他,但是有時候小金真的不知道該怎麼做的時候去問小黃,小黃不是說等等我再告訴你,不然就是將他的工作再轉包給其他的屬下去做。而有時候小金會試圖去問其他的同事,有些同事會有耐心的告訴他該怎麼工作,但是往往大部份的時候他都是碰了一灰回來。所以對小金本身而言,初來乍到的他也是相當挫折的,只是就他本身而言他也是期許能在這個地方學到一技之長貢獻自己的能力給公司的。

小金因為原本被應徵時的能力不足匹配他的職位職掌這個現象小黃原本就知悉,加上小黃本身太忙的緣故原本設定要好好教育訓練他的這個想法也沒有真正被落實。所以小黃也著實傷腦筋不知道該怎麼辦,想不到時光飛逝如梭一下子小金的三個月試用期已經到了,在這試用期間的三個月內小金工作始終沒有任何成效,不過小黃還是決定維持他之前的判斷與看法,對於小金的考核「另眼相待」,決定讓小金三個月期滿通過考核成為久久長長的正式員工。但是小黃原本的人力吃緊問題還是依然存在,但是又有一個缺乏專業能力的小金佔著他研發人員的缺額,若是再去跟邱總要增聘人員,鐵定會被邱總打回票的,小金不走,小黃便無法再招募新人,但又礙於「老闆朋友的兒子」這樣的身分,小黃又不敢開除小金。多方斟酌下小黃想到一個兩全其美辦法,就是將小金轉調到其他部門,如此一來,開發部仍舊可以再招募新進人才而不至於驚動到小邱。剛好此時工程部正好有一個工程高級工程師的職缺,小黃二話不說找到了工程部副理小王,跟他美言幾句小金的能力,說他乖巧老實又肯加班絕對符合工程部的需求,小王因為之前的幾任高級工程師都是因為太有主見了,常常會跟小王爭執一些工作上的細節,最後都為此而離職,小王便想要找一個比較乖巧聽話的手下,他也看過幾次小金,覺得小黃說的有理便同意了小黃把小金轉調到工程部那邊。

很不幸的小金在轉調到工程部後沒多久時間,小王就發現他上當了,由於小金並沒有被好好的訓練過,可想而知小王也一定會發現他的能力離工程部的高級工程師的要求有點距離。所以小黃面臨的問題現在重複發生在小王身上。小王又想學小黃如法炮製一番,他希望把這個燙手山芋看能不能轉調到公司製造部門去。

小王選擇轉調小金而沒有立即開除他的其中一個原因是,他看到小金並不是工作怠惰,相反地他工作非常認真,而且很認同長長久久的公司理念與文化,他也多次強烈地表達想要留在公司工作的意願,偏偏其能力不足以擔當起他現有職位上所必須承擔的重任。若當初他來應徵的是助理工程師等較低階的職位或許還有機會給他慢慢學習,但偏偏他所佔的是高級工程師的職缺,在能力沒有辦法符合期待之下,研發部主管小黃的處理方式是將他塞給其他單位而非開除,被轉入的單位主管也基於小金對公司的向心力和「不想有違老闆的期待」這樣的心理因素作祟而答應收下小金。就這樣,小金被部門主管間推來推去,最後的落到了第三個部門:製造部。

製造部主管也找小金來做面談,面談的結果覺得小金不適合製造部,於是就沒有接受工程部門的轉調建議。工程部小王面臨進退不得的窘境,在嚴肅思考之下決定快刀斬亂麻請小金離開,但是真要請他離開時,小王心裡多少還有些猶豫、擔心小邱會不會不高興,於是他便先呈報小邱這個狀況、詢問是否可以資遣小金。小邱聽了詢問以後嚇了一大跳,他說:「等一下!長長久久公司沒有什麼誰介紹來的就享有特權這種事,任何人皆一視同仁,只要是符合條件的人才當然任用,不符合公司需求的自然會被淘汰,一切以符合法律及公司的規定來辦理。這個基本道理我不是一開始就已經說得非常清楚了嗎?那又何必要來向我報告要不要有所謂的特例?」就這樣,小王在獲得指示後的幾天剛好小邱出國讀書的期間,小王通知了小金,告訴他將要被資遣了。

因為被小王通知他將被資遣,小金急忙打電話回去給他父親,金哥得知自己兒子將遭到資遣非常著急,第一時間就想打電話找小邱求情,正當此時小邱人正在大陸上課,手機關機而沒有接到電話,金哥便轉打電話給小邱的太太,希望資遣一事能有緩頰的餘地。邱太太和金哥平常在社團裡偶爾有見面,在聽到金哥突然而來的求救電話也感到莫名其妙不明緣由,她假裝安撫一下金獅兄,表示會跟小邱聯絡請示清楚後再說,由於金獅兄的請託加上她不知道小邱的態度是什麼?而猜測丈夫可能會看在會兄的情份上網開一面,便主動打電話給公司裡負責人資事務HR小優,請小優先將這個人事案HOLD著,等待兩天後小邱回國後再行決定是否資遣小金,小優因為這通電話也不知道是否該停下這個資遣的動作,所以她去找了小邱的秘書希望秘書跟老闆確認一下是否該資遣?

小優接到邱太太關說的電話真的有些吃驚,原本以為這個人事案為一般性的正常案件而已,沒想到現在竟然接到總經理夫人的電話指示要暫停處理;工程部小王知道消息也同樣嚇了一跳,他早先請示小邱時,明明已經得到了秉公處理的裁示,為何現在邱太太又跳出來擋駕?莫非老闆的「秉公處理」只是口頭上說說而已,其實內心並不是這樣子在想的?

由於對於處理的方式感到有些狐疑的小優請秘書寫了封電子郵件給小邱報告狀況,並且請示到底該怎麼做?小邱當天晚上收到郵件後非常生氣,立刻撥了通電話回家責備妻子為何要打電話去公司干預公司的日常行政工作?不是已經聲明公司是公司、社團朋友是社團朋友,只要是公司需要的人才都歡迎加入,不是人才的話就沒辦法了,這個是基本的道理,怎麼還會打電話去給HR說情呢?小邱生氣的是,「秉公處理」這樣的話小邱已經說了很多次,但卻似乎說著有意、聽者無心,大家還是會猜測小邱只是在說場面話,而不是在說真話。自己說的話一而再、再而三地被屬下猜測與誤解,這讓小邱十分不解?

小邱也回信給小優說:「我之前已經說過了,適任就任用、不適任的人公司的規定是什麼該怎麼辦就怎麼辦,適任與否請按照公司訂定的標準,不需要特別問我,為什麼就是聽不懂呢?該怎麼處理就怎麼處理,一切依法辦理。公司要建立流程與制度的決心要從上貫徹到下的,沒有所謂例外連我都必須要遵守我自己訂立的規定的」。但小優卻還是憂心金獅兄會不會生小邱的氣 ?她問邱總需不需要打通電話給金獅兄說明我們處置的原則?小邱回覆說:「不用打了,當時要面試前我已經把話說得很明白了,如果他真的相信我想他也不會打電話給我太太試圖要關說,所以我現在去跟他說明原由,他會真的明白嗎?如果他要生氣也就隨他了。」小優這才放心把事情處理下去。而後來去社團聚會時,金獅兄也沒有再提起這件事,事件就這樣落幕了。

【個案問題與討論】

  1. 回到最初小黃在腦海一直猶豫的問題:「我到底該不該錄取他呢?」如果你是小黃,會錄取小金嗎?又錄取與否的理由與標準是什麼?
  2. 這個人員錄取的程序是否有什麼地方出了問題?
  3. .高階人員如何解讀上意呢?對於上司所聲明的態度是否有什麼方式可以減少臆測的空間?

對「銘乾寫的個案5–我到底該不該錄取他呢? 談向上溝通」的一則回應

  1. 葉步章

    邱董事長,我非常喜歡您的故事,以下是我對本文之淺見

    3..高階人員如何解讀上意呢?對於上司所聲明的態度是否有什麼方式可以減少臆測的空間?
    我想所謂上意,可分為好幾種,待看是在何種情境下取得上意之資訊,以下做了4種分類
    1.直接的命令(本文係屬直接的命令)
    2.方向性的命令
    3.說故事講道理的導引
    4.相同類型的比喻

    1.直接的命令(本文係屬直接的命令)
    不須任何臆測,除非與公司規章或利益相違背又或
    有其他狀況需直接溝通時,按公司賦予該主管之職
    權範圍,直接執行命令不須另外解讀
    2.方向性的命令
    上意經常以此形式呈現,現在要成立某專案,由某
    人負責,我們預期要達到的目標……..
    於是某人就會開始解讀上意..但又常不達其意
    其原因為,出現方向性的指示代表對被交辦的某人
    有一定的期待,也就不須一一以直接命令來交辦如
    何完成,但上意也會隨者此方向性的專案進行到某
    種程度而隨之改變,因為隨者執行程度的不同,會
    產生不同的想法
    所以接獲方向行的指示,要做的不是臆測上意,而
    是要將實行方案,排程,目標擬定後,承上核可後再
    執行,不核可 則當面討論再修訂之,爾後定期回覆
    進度,成果及重大訊息
    3.說故事講道理的導引
    如銘乾的分享空間多文有以說故事的方式呈現,之
    所以說故事是想要吸引聽故事的人注意並深刻記
    憶,藉由故事內容,要讓聽故事的人的到啟發,當然
    依故事的不同能夠吸收成長的方向也不同
    因此別把故事內容轉換為工作內容執行後,樣樣
    不經思考,引以為上意,因為故事原意是可能被扭
    曲的,是可 能被無限上綱的, 或許也會張冠李戴,
    明斷是非的第一關是自己,好的故事啟發只是幫
    助你做出更好的判斷,而不是教你怎麼依樣畫葫

    4.相同類型的比喻
    此項不同於前述方向性的指示,沒有方向,只是藉
    由其他類似事件來提醒,讓你以第三人跳脫來看
    自己在原事件的缺失或優點在哪裡
    所以重點在於你個人清楚了沒,而不是被比喻的
    人有甚麼缺點
    自我感良好時會認為,上級在安慰我,有人比我還
    爛,其實原意是看看別人,知道他不對,想想自己相
    同的例子,錯在哪裡
    當然我說的也是臆測上意,但不管上意如何,引以
    為鑑自我檢討是不會錯的

    談向上溝通
    溝通的定義是雙向的,若不能平等雙向溝通,就表示
    有一方無法完全表達意見,當然就可能無法達到完整溝通,端看雙方的智慧
    對上級的溝通能夠達到平等嗎,答案是大多時候不能,當然或許在某些環境或某些議題是可能的
    為何無法平等
    有為的上級所要執行的指令或工作通常經過全面思考,對應上級的部屬若在當下有不同想法時,通常較不週全,為了加速效率,上級難免會主導發言權促使溝通提早結束
    當然壓抑自己的意見奉承上級,淪為一言堂自己最終也無法成大器,
    而堅持己見,拖延上級指令成為執行力的絆腳石,更是無法成器
    別有話不說,也別做面子上的堅持
    溝通結束就該心無旁鶩,徹底執行命令
    當然多數的向上溝通不會有以上問題,通常有道理
    的建議都會被上級接受,有道理的指令也都會被部屬接受,在這裡只是將它放大來看
    至於上級的直接命令當然不須再加以臆測猜想,除非您待的是一家馬屁公司

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