組織

家登精密公司使用E-mail規定

大家好:

    今年5/24日我曾經發過一封E-Mail 規定了我們公司E-Mail的使用規則及禮儀,想不到不過3個多月而已又有人在用E-Mail打筆戰。我再次重申嚴禁此一行為。我希望大家來這邊上班應該是高高興興快快樂樂的,不是來這裡製造敵人,仇視這群工作夥伴的。有問題大家心平氣和的坐下來討論,真的不能解決,請去找你們的主管,再不行我一定樂意為各位排解紛爭的。而不要用情緒性的字眼在E-Mail上留下彼此仇恨的記錄。這樣的破壞公司的工作氣氛及文化,我是非常痛恨的,請各位同仁注意。再把上次的規定發給大家再看一次。

本人在此重申,有關於本公司E-Mail的使用規則及禮儀。

1 嚴禁利用E-Mail作為謾罵、攻擊別人的方法及工具。爾後發現者將予以記警告一支處罰。

2  E-Mail裡面使用之文詞應簡單明暸,淺顯易懂,不致使別人易發生誤會,不可使用威脅、侮辱別人之字眼。

3  E-Mail 只作為本公司之非正式溝通工具,其性質是一種附註記或筆記,或會議或交談的簡單紀錄,以作為雙方之參考。不具有絕對強制力。是一種佐證,而非正式文件。因為它具有可變造性。

4 不能以有發E-Mail 作為有通知到或有執行之理由,仍要有以電話或當面告知確認,或會議時告知。

5 回信給大家時須注意是否有些內容,不能轉寄給其他人之保密原則,必須先刪除,以免洩漏公司機密或引起其他誤會與困擾。

6 簡單之請示或指示,可直接使用E-Mail處理,但有關於跨部門之溝通協調,工作分配或責任切割。請以會議為優先,當面商量次之,電話聯絡再次之,E-Mail成為最後一種紀錄或報告。

7 有關於對其他部門之配合度或有關於”討論人”的部份,而非”討論事”的部份嚴禁使用E-Mail討論。

8 跨部門之溝通E-Mail,需CC給部門主管審視,不得隨意發送給不相關的第三者,被發現者將予以記警告一支處罰。

9 除了有關於”討論人”的部份,垂直部門內之溝通、指示命令可以使用E-Mail來進行。

10 內容須注意保密工作,嚴禁利用此一管道洩漏公司機密。

 文字只能傳達一個客觀的原意,沒有了語調,表情的配合,只會徒增誤解的困擾,尤其大家又懶得多打幾個字,文筆又不好,聲音、表情、語調、肢體動作都是溝通不可或缺的一部分。請大家一起來共同建立一個好的公司文化。